Transmission des archives de copropriété : absence d’astreinte lorsque l’ancien syndic ne détient plus les documents

L’article 18-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 impose à l’ancien syndic de remettre au nouveau syndic la situation de trésorerie, les documents et archives du syndicat, puis les états comptables dans les délais prévus. L’article 33 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 précise les pièces normalement détenues par le syndic, tandis que l’article 33-1 impose un bordereau récapitulatif. La charge de la preuve du respect de ces diligences pèse sur l’ancien syndic, mais celui-ci ne peut être contraint de communiquer des documents dont il n’est plus en possession. Le juge des référés rejette donc la demande de communication sous astreinte lorsque les pièces manquantes auraient été endommagées lors d’une migration informatique. Les dommages et intérêts sont également refusés : sur le fondement de l’article 835, alinéa 2, du code de procédure civile, le juge des référés ne peut accorder qu’une provision lorsque l’obligation n’est pas sérieusement contestable, et l’article 1240 du code civil suppose un dommage établi. En l’absence de preuve du préjudice, aucune provision n’est accordée. Malgré le rejet des demandes principales, l’ancien syndic supporte les dépens en application de l’article 696 du code de procédure civile et verse une indemnité au titre de l’article 700, les transmissions étant intervenues après l’assignation.

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Après le changement de syndic, le syndicat et le nouveau syndic ont demandé la remise de clés, archives et documents relatifs à dix années de gestion. Une partie des pièces a été transmise pendant l’instance, tandis que certains documents n’étaient plus détenus par l’ancien syndic. Le juge a rejeté la communication sous astreinte et les demandes indemnitaires, faute de préjudice établi, mais a condamné l’ancien syndic aux dépens et au paiement d’une indemnité au titre de l’article 700.

Après un changement de syndic, le syndicat des copropriétaires et le nouveau syndic ont assigné l’ancien syndic en référé afin d’obtenir la remise des clés et archives de la copropriété couvrant dix années de gestion. Ils réclamaient également plusieurs documents relatifs au dossier de l’employé de l’immeuble, sous astreinte, ainsi que des dommages et intérêts pour résistance abusive.

Une partie des documents a été communiquée pendant l’instance. L’ancien syndic a reconnu ne pas avoir retrouvé certains éléments du dossier de l’employé, expliquant qu’ils avaient été endommagés lors d’une migration informatique.

Le juge a rejeté la demande de communication sous astreinte, les documents restants n’étant plus détenus par l’ancien syndic. Les demandes indemnitaires ont également été rejetées faute de preuve d’un préjudice et en raison de l’office limité du juge des référés. L’ancien syndic a néanmoins été condamné aux dépens et au paiement d’une indemnité au titre de l’article 700 du code de procédure civile, les transmissions étant intervenues après l’introduction de l’instance.

• Changement de syndic établi
• Documents relevant des archives du syndicat
• Mise en demeure demeurée infructueuse
• Preuve par l’ancien syndic des diligences accomplies
• Possession effective des documents sollicités
• Obligation non sérieusement contestable pour obtenir une provision
• Préjudice personnel démontré par des pièces

• Reconnaissance de transmissions intervenues pendant l’instance
• Reconnaissance de l’absence de certains documents
• Explication relative à leur dégradation lors d’une migration logicielle
• Absence de pièces établissant le préjudice allégué

L’ancien syndic échappe à la remise forcée des documents qu’il ne détient plus, mais supporte les frais de procédure en raison de transmissions intervenues après l’assignation. Le syndicat des copropriétaires et le nouveau syndic obtiennent une indemnité procédurale, sans dommages et intérêts au titre d’un préjudice non établi.

• Exclusion de l’astreinte pour les pièces introuvables
• Rejet des demandes de dommages et intérêts
• Support des dépens par l’ancien syndic
• Paiement de 1 500 euros à chaque demandeur au titre de l’article 700
• Conservation des justificatifs de transmission et de migration informatique

À faire

• Identifier précisément les archives à remettre
• Adresser une mise en demeure documentée
• Établir un bordereau récapitulatif des pièces
• Conserver les preuves de chaque transmission
• Documenter toute perte ou dégradation informatique

À éviter

• Réclamer sous astreinte des documents non détenus
• Omettre de prouver la mise en demeure
• Alléguer un préjudice sans justificatifs
• Attendre l’instance pour transmettre les archives disponibles
• Confondre absence de remise et disparition des pièces

La remise des archives après changement de syndic

L’article 18-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 impose à l’ancien syndic de remettre les documents et archives du syndicat dans le délai légal. Après mise en demeure infructueuse, le nouveau syndic peut saisir le juge des référés pour obtenir cette remise sous astreinte. La charge de la preuve du respect des diligences pèse sur l’ancien syndic.

La détention des documents par l’ancien syndic

L’obligation de remise ne permet pas de contraindre l’ancien syndic à communiquer des documents qui ne sont plus en sa possession. La juridiction a retenu que les pièces manquantes du dossier de l’employé avaient été endommagées lors d’une migration informatique, ce qui excluait une remise sous astreinte.

La provision pour résistance abusive en référé

Selon l’article 835, alinéa 2, du code de procédure civile, le juge des référés peut accorder une provision lorsque l’obligation n’est pas sérieusement contestable. L’article 1240 du code civil exige toutefois un dommage établi. Faute de pièces démontrant un préjudice, les demandes indemnitaires ont été rejetées.

Article 18-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, Article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, Article 33 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, Article 33-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, Article 455 du Code de procédure civile, Article 446-1 du Code de procédure civile, Article 835 du Code de procédure civile, Article 1240 du Code civil, Article 696 du Code de procédure civile, Article 700 du Code de procédure civile