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L’essentiel
- Définition
- Facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée
- Périmètre
- Opérations B2B domestiques entre assujettis établis en France
- Solution de facturation électronique
- Données structurées via une plateforme agréée compatible
- Calendrier de réception
- Toutes les entreprises assujetties au 1er septembre 2026
- Calendrier d’émission
- 2026 grandes entreprises et ETI ; 2027 TPE, PME, micro-entreprises
- Exigences TVA
- Authenticité, intégrité et lisibilité des factures
- Procédés de transmission
- Piste d’audit, signature avancée ou EDI
- Conservation
- Exigences maintenues jusqu’à la fin de conservation
Facturation électronique : définition et cadre juridique
La facturation électronique concerne une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, avec un socle minimum de données structurées. Elle se distingue ainsi d’un simple PDF image.
Elle s’applique notamment aux opérations B2B domestiques entre assujettis à la TVA établis en France. La réforme poursuit des objectifs de traçabilité, de lutte contre la fraude et d’automatisation comptable et fiscale.
Logiciel de facturation électronique : les critères de conformité et de sécurité
Un logiciel de facturation électronique doit permettre la transmission de données structurées et leur traitement automatique. L’acheminement peut s’effectuer via un portail public de facturation ou une plateforme agréée ou compatible.
L’émetteur et le destinataire doivent garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture, de son émission jusqu’à la fin de sa conservation.
Une facture transmise par courrier électronique n’est pas nécessairement une facture électronique structurée. Les entreprises peuvent notamment recourir à une piste d’audit fiable, à une signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié ou à un échange de données informatisées conforme aux normes prévues par le code général des impôts.
Facturation électronique : distinguer les principaux formats
| Support ou procédé | Caractéristique | Point de vigilance |
|---|---|---|
| PDF ou autre fichier transmis par courriel | Fichier pouvant être transmis électroniquement, sans constituer nécessairement une facture électronique structurée | Vérifier les exigences d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité |
| Facture électronique structurée | Message structuré permettant la lecture informatique et le traitement automatique | Prévoir un logiciel compatible avec les données structurées et leur acheminement |
| Signature électronique avancée | Procédé permettant de sécuriser la transmission sous certaines conditions | La signature doit être fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé |
| Échange de données informatisées | Procédé de transmission répondant aux normes prévues par le Code général des impôts | Ne pas le confondre avec les autres procédés techniques de transmission |
Logiciel comptable et démarches pratiques : réception, émission et transmission
Les entreprises doivent choisir une solution capable de gérer les flux conformes aux exigences de facturation électronique et d’assurer la sécurité et l’intégrité des données échangées. La dématérialisation vise également à réduire les coûts de gestion et à améliorer la conformité fiscale.
À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties doivent pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. À cette même date, l’émission devient obligatoire pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
L’obligation d’émission est généralisée au 1er septembre 2027 aux TPE, PME et micro-entreprises. Le dispositif s’inscrit notamment dans le cadre de l’arrêté du 7 octobre 2022 et du décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022.
Pour approfondir
Logiciel de facturation : ne pas confondre PDF et facture électronique
Une facture transmise par courrier électronique ne présente pas nécessairement les fonctionnalités spécifiques d’une facture électronique structurée.
Une facture électronique est un message structuré permettant une lecture informatique et un traitement automatique et univoque. Un simple fichier PDF, même envoyé par courriel, ne suffit donc pas nécessairement à caractériser une facture électronique au sens juridique.
Le logiciel de facturation doit aussi permettre de préserver l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. Ces exigences concernent l’émetteur comme le destinataire et s’appliquent pendant la période de conservation.
- Vérifier que les données sont structurées et exploitables automatiquement.
- Distinguer le PDF image de la facture électronique structurée.
- Prévoir des contrôles, une signature électronique avancée ou un échange de données informatisées conforme aux conditions applicables.
Logiciel comptable : les points de vigilance dans le contrat
Le choix d’un logiciel comptable ne dispense pas son concepteur de son obligation d’information. Celui-ci doit fournir des éléments clairs et complets permettant au client de prendre une décision adaptée à sa situation, même lorsqu’un autre professionnel informatique participe au choix.
Le cahier des charges doit décrire précisément les besoins, les fonctionnalités attendues et les délais. Le développeur est tenu de livrer une solution conforme aux besoins convenus et dans les délais prévus ; des insuffisances substantielles affectant notamment la communication ou la sécurité des données peuvent engager sa responsabilité.
Lorsque la licence, la maintenance et la formation sont liées au même logiciel, de graves dysfonctionnements peuvent conduire à leur résiliation simultanée. Le non-respect des délais de livraison peut en outre constituer un manquement à une obligation essentielle.
Pour approfondir
Exemples tirés de nos contenus
Questions fréquentes
Un PDF est-il une facture électronique ?
Non. Une facture électronique doit être émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée, avec un socle minimum de données structurées. Elle se distingue d’un simple PDF image.
Quand la réception des factures électroniques devient-elle obligatoire ?
À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties doivent pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. L’émission devient obligatoire à cette date pour les grandes entreprises et les ETI, puis au 1er septembre 2027 pour les TPE, PME et micro-entreprises.
Quelles garanties un logiciel de facturation électronique doit-il permettre d’assurer ?
Les factures doivent garantir l’authenticité de leur origine, l’intégrité de leur contenu et leur lisibilité. Ces exigences concernent l’émetteur et le destinataire, chacun pour ce qui le concerne.
Une facture envoyée par courrier électronique est-elle toujours une facture électronique ?
Non. Une facture transmise par voie électronique peut être un fichier dans différents formats, tandis qu’une facture électronique structurée permet une lecture informatique et un traitement automatique et univoque. Les deux notions ne se confondent donc pas.
Que faut-il vérifier dans le contrat d’un logiciel comptable ou de facturation ?
Le contrat doit notamment préciser les besoins du client et les délais convenus. Le prestataire peut être tenu de conseiller et d’informer le client, tandis que des dysfonctionnements substantiels ou un retard de livraison peuvent engager sa responsabilité.
Un logiciel de facturation peut-il utiliser une signature électronique pour sécuriser les factures ?
Oui. Parmi les procédés mentionnés figurent la signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature. La piste d’audit fiable et certains échanges de données informatisées sont également évoqués.
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