Factures électroniques TVA : éviter les erreurs et rester conforme

1. Contexte TVA : recours croissant à la facturation électronique et cadre européen

Compte tenu du volume de papier à traiter et du coût qui en résulte, les entreprises recourent de plus en plus fréquemment à des systèmes de facturation électronique. Cette évolution s’inscrit dans un cadre normatif visant à concilier la dématérialisation des échanges et la sécurisation des exigences de TVA, notamment celles relatives à la facture et à ses conditions de validité.

2. Base juridique : directive 2006/112/CE et modification par la directive 2010/45/UE

La directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée, modifiée par la directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010, permet aux opérateurs, dans le cadre de leurs échanges :

— internes (dans l’État membre),

— communautaires,

— ou extra-communautaires,

de transmettre leurs factures par voie électronique.

3. Exigences fondamentales : authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité

La directive prévoit que, qu’une facture soit présentée sous forme papier ou électronique, doivent être assurées :

— l’authenticité de l’origine,

— l’intégrité du contenu,

— et la lisibilité.

Ces conditions doivent l’être à compter du moment de son émission et jusqu’à la fin de la période de conservation, sous réserve des précisions apportées en matière de stockage au BOI-CF-COM-10-10-30-10.

4. Obligation partagée : émetteur et récepteur

Les conditions d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de lisibilité doivent être assurées par l’émetteur et par le récepteur, chacun pour ce qui le concerne, conformément à la sous-section visée par le BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10.

Autrement dit, la sécurisation n’est pas unilatérale : elle s’apprécie à l’aune des responsabilités respectives d’émission et de réception de la facture électronique.

5. Méthodes de sécurisation : choix de l’assujetti entre piste d’audit fiable, signature électronique avancée et EDI

Ces conditions peuvent être assurées, au choix de l’assujetti :

5.1. Par la mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable

La piste d’audit doit établir une liaison entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en constitue le fondement (sous-section 2, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20).

5.2. Par le recours à la signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature

Cette option est détaillée sous-section 3 (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-30). L’exigence relative au certificat qualifié et au dispositif sécurisé de création de signature confère à la signature un niveau de robustesse permettant d’attester l’authenticité et l’intégrité.

5.3. Par l’utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) répondant aux normes prévues

L’option fondée sur l’EDI se réfère à la sous-section 4 (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-40) et implique le respect de normes pertinentes prévues, en lien avec le cadre applicable.

6. Principe de liberté encadrée : méthode au choix, sous réserve des exigences BOI

Ainsi, chaque assujetti demeure libre quant à la méthode de sécurisation des factures émises et reçues, sous réserve des dispositions énoncées au BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10. Cette liberté, juridiquement admise, n’exonère pas de l’obligation de résultat : les trois critères (authenticité, intégrité, lisibilité) doivent être effectivement garantis.

7. Contrôles de l’administration fiscale : pouvoirs de vérification et d’accès documentaire

Le cadre est complété par des prérogatives importantes de l’administration fiscale.

7.1. Vérification des contrôles et de la piste d’audit fiable

Conformément à l’article L. 13 D du livre des procédures fiscales (LPF), l’administration peut vérifier, selon les modalités prévues, les contrôles mis en place par les entreprises pour s’assurer de la fiabilité de la piste d’audit qu’elles ont mise en place (sous-section 5, BOI-DECLA-TVA-30-20-30-50).

7.2. Accès à l’ensemble des informations, documents et systèmes

En application du deuxième alinéa de l’article L. 80 F du LPF, l’administration peut accéder à l’ensemble des informations, documents, données, traitements informatiques ou systèmes d’information constitutifs de ces contrôles et à la documentation décrivant leurs modalités de réalisation.

7.3. Contrôle inopiné de la conformité du fonctionnement (télétransmission et signature)

En vertu de l’article L. 80 FA du LPF, l’administration dispose également du pouvoir de contrôler, de manière inopinée, la conformité du fonctionnement du système de télétransmission des factures et de la procédure de signature électronique avancée aux conditions et normes fixées par décret.

8. Application dans le temps : nouvelles règles applicables aux factures émises et reçues à compter du 1er janvier 2013

Les nouvelles règles de facturation issues de la transposition de la directive 2010/45/UE du Conseil du 13 juillet 2010 sont applicables aux factures émises et reçues à compter du 1er janvier 2013.

Cette précision temporelle est déterminante pour qualifier le régime applicable aux dispositifs déjà en place et pour organiser la conformité documentaire, technique et procédurale.

9. Mesure transitoire « examen bienveillant » jusqu’au 31 décembre 2013 (piste d’audit fiable ou signature électronique)

Pour tenir compte des difficultés de gestion et d’organisation administratives des entreprises devant garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de leurs factures conformément aux dispositions des V à VII de l’article 289 du CGI, il est admis que la situation de celles assortissant leurs factures d’une :

— piste d’audit fiable,

ou

— signature électronique

fera l’objet d’un examen bienveillant dans le cadre du contrôle de leurs factures électroniques jusqu’au 31 décembre 2013.

La portée de cette mesure transitoire doit toutefois être lue strictement.

10. Limitation de la mesure : autres dispositions exclues (message structuré et conservation)

La mesure ne vaut pas s’agissant des autres dispositions, notamment celles :

10.1. relatives à la transmission des factures électroniques sous la forme d’un message structuré

La conformité liée au format et au mode de transmission (message structuré) n’est pas couverte par l’examen bienveillant évoqué.

10.2. relatives à la conservation des factures

De même, la conservation des factures demeure soumise aux exigences déjà applicables avant le 1er janvier 2013, en lien notamment avec le régime de conservation et de stockage mentionné (dont les renvois à des précisions comme BOI-CF-COM-10-10-30-10).

11. Articulation avec les exigences de l’article 289 du CGI (V à VII) et conséquences pratiques

Les exigences de l’article 289 du CGI (notamment les V à VII) constituent le socle des obligations auxquelles les systèmes de facturation électronique doivent permettre de se conformer. En conséquence :

— l’architecture documentaire et informatique doit démontrer la liaison entre facture et opération (pour la piste d’audit fiable),

— la signature électronique avancée doit reposer sur le certificat qualifié et être créée via un dispositif sécurisé,

— l’EDI doit être conforme aux normes applicables,

— et la conservation doit garantir la lisibilité et l’accès pendant toute la période pertinente.

12. Pour en savoir plus

Directive 2006/112/CE (facturation électronique dans le cadre de la TVA) :
ouvrir

Directive 2010/45/UE (modification relative à la facturation) :
ouvrir

BOFIP / Doctrine – références BOI (piste d’audit, signature, EDI, contrôles) :
ouvrir,
ouvrir,
ouvrir,
ouvrir,
ouvrir,
ouvrir

Legifrance – articles liés à la période et au cadre applicable :
ouvrir,
ouvrir,
ouvrir,
ouvrir